At drive en restaurant indebærer meget mere end bare at servere god mad. For at få en effektiv daglig drift og glade gæster er det afgørende med et kassesystem til restaurant (også kaldet et POS-system, Point of Sale system) der understøtter dine behov. Et moderne restaurant kassesystem hjælper med alt fra at tage imod bestillinger og betalinger til at holde styr på lager og rapporter. I denne guide gennemgår vi, hvad du skal overveje ved valg af kassesystem – så du kan finde det bedste kassesystem til restaurant for netop din forretning. Vi ser på vigtige funktioner, nyeste trends og eksempler på leverandører, samt hvordan du nemt kan filtrere dig frem til den rette løsning.
Et moderne kassesystem til restaurant integrerer bestillinger og betalinger i én brugervenlig POS-løsning, ofte med touch-skærm og trådløs betaling. Sådanne restaurant POS løsninger forenkler arbejdsgange og forbedrer kundeoplevelsen.
Vigtige funktioner i et restaurant kassesystem
Når du skal vælge et kassesystem til din restaurant, er der en række kernefunktioner og egenskaber, du bør kigge efter. Et restaurant kassesystem skal ikke blot håndtere salget, men også optimere driften og give dig overblik. Her er nogle af de vigtigste områder:
Brugervenlighed og driftssikkerhed
Restaurationsbranchen har typisk høj personaleudskiftning og travle perioder, så brugervenlighed er alfa og omega. Systemet bør være intuitivt at lære for nye medarbejdere og kræve få tryk for at gennemføre en bestilling. En simpel, logisk brugerflade minimerer fejl og sparer tid – alt bør være så let som muligt at gå til. Samtidig skal kassesystemet være driftssikkert: Et POS-system skal køre stabilt og håndtere spidsbelastninger uden afbrydelser, så din restaurant altid kan modtage og behandle ordrer. Systemet bør have en robust arkitektur, der sikrer, at alle transaktioner gennemføres fejlfrit, og at tekniske problemer hurtigt løses – uden at det påvirker den daglige drift og distraherer fra den gode gæsteoplevelse.
Bordstyring og ordrehåndtering
For restauranter med servering ved borde er bordstyring en vigtig funktion. Dit kassesystem bør give overblik over bordplanen – hvilke borde er optaget, bestilt eller skal ryddes – og gøre det nemt at flytte en regning fra et bord til et andet eller splitte regningen mellem flere gæster. Effektiv bordstyring hjælper personalet med at yde hurtig service og undgå forvirring. Samtidig skal POS-systemet håndtere bestillinger smidigt: kunne sende ordrer til køkkenet pr. automatik, håndtere forskellige retter pr. bord (forret, hovedret, dessert) og måske integrere med håndholdte enheder eller tablets, så tjenerne kan tage imod bestillinger direkte ved bordet. Jo lettere det er at tage og følge bestillinger, desto bedre flow og oplevelse for både personale og gæster.
Integrationer til regnskab og betaling
En moderne POS system restaurant-løsning står sjældent alene – den skal kunne tale sammen med andre systemer i din forretning. Især integration med regnskabsprogrammer er guld værd: Når dagens salg automatisk kan overføres til økonomisystemer som e-conomic eller Dinero, sparer du tid på manuel indtastning og minimerer fejl. Tilsvarende er integration med betalingsløsninger et must. Dit kassesystem bør kunne kobles med betalingsterminaler (fx dankort-terminaler) og mobile betalingsformer som MobilePay, så betaling foregår hurtigt og gnidningsfrit. Faktisk peger den nyeste brancheviden på, at 85% af restauratørerne prioriterer integration med andre systemer allerhøjest ved investering i nye POS-løsninger (2024 POS Software Trends Study: Next-Level Integration | Hospitality Technology) – netop fordi det gør hverdagen lettere, når kasse, regnskab, betaling m.m. spiller sammen. Overvej derfor et system, der let kan integrere med dine nuværende og fremtidige systemer.
Online bestilling og take-away
Mange gæster forventer i dag at kunne bestille mad online til afhentning eller levering. Derfor kan online bestilling være en afgørende funktion, hvis din restaurant tilbyder take-away eller levering. Flere kassesystemer til restauranter har indbygget mulighed for at modtage online ordrer – enten via en integration til en hjemmeside/app eller som et modul i systemet. Det betyder, at ordrer fra jeres egen bestillingsside eller måske endda via platforme som Just Eat m.fl. kan tikke direkte ind i kassesystemet og videre til køkkenet uden ekstra tastearbejde. Nogle systemer tilbyder også QR-bestilling ved bordet, hvor gæster scanner en kode og selv bestiller og betaler via deres telefon; dette kan øge omsætningen og spare personaleressourcer. Hvis online salg er en del af din forretning, så sørg for at vælge en POS-løsning, der understøtter det.
Lagerstyring og rapportering
Et kassesystem kan mere end bare at registrere salg – det kan også hjælpe dig med at styre forretningen smartere. Lagerstyring er et vigtigt aspekt for restauranter, især hvis du vil have styr på råvarer og reducere spild. Med et integreret lagerstyringsmodul kan systemet automatisk trække ingredienser fra lageret, når der sker et salg (fx trække 1 stk. bøf og 1 stk. burgerbolle hver gang du sælger en burger). Så får du løbende overblik over, hvornår det er tid at bestille varer hjem. Samtidig bør kassesystemet have stærke muligheder for rapportering. Du vil gerne kunne trække omsætningsrapporter, se hvilke retter der sælger bedst, hvornår på dagen I har travlest, personaleomsætning osv. Det optimale er, hvis systemet kan give dig skræddersyede rapporter og statistikker i realtid – gerne tilgængeligt via et online backoffice eller app, så du kan følge med i forretningen uanset hvor du er. Med gode data og rapporter kan du træffe bedre beslutninger omkring menu, bemanding og indkøb. Alt i alt gælder det om at få så meget nyttig indsigt som muligt, samlet i en simpel præsentation.
Support og service
Selv det bedste system kan komme ud for problemer, og her er supportniveauet hos leverandøren afgørende. I en restaurant, hvor kasseapparatet er hjertet i forretningen, kan selv kortvarig nedetid koste dyrt og frustrere kunderne. Derfor bør du undersøge, hvilket support og service der følger med løsningen. Er supporten på dansk, og kan de fjernsupporte eller komme hurtigt on-site, hvis nødvendigt? Tjek også om der tilbydes træning til dit personale, og hvordan opdateringer af systemet håndteres. Et højt supportniveau og en god serviceaftale giver tryghed i dagligdagen – du ved, at der er hjælp at hente, så du kan fokusere på at drive restauranten. Når du skal vælge kassesystem, er leverandørens ry for god support lige så vigtigt som selve funktionerne.
Populære kassesystemer til restauranter (eksempler)
Der findes et hav af kasseløsninger på markedet, og flere er specialiserede til caféer, barer og restauranter. Her er nogle eksempler på leverandører af kassesystem til restaurant, som illustrerer hvad der findes af løsninger:
Propos.dk (Horescon PROPOS)
Propos.dk – også kendt som Horescon PROPOS – leverer kassesystemer målrettet restaurationsbranchen. De fremhæver især brugervenlighed: ifølge dem selv får man “markedets nemmeste kassesystem” der samtidig kan køre offline (Home). Systemet inkluderer et komplet backoffice til håndtering af varer, priser, personale og bordplaner, og det kan udvides med forskellige moduler efter behov. For eksempel tilbyder Propos tillægsmoduler til online take-away bestilling, QR-kode bestilling, personalestyring, lagerstyring, integrations til MobilePay osv. (Home). Du kan altså skræddersy løsningen, så den passer præcis til din restaurant. Propos leverer både software og hardware (touchskærm, bonprinter, kasseterminal mv.) i abonnementsløsninger, hvilket gør det nemt at komme i gang for en fast månedlig pris. Denne løsning kunne være interessant for restauranter, der ønsker en fleksibel og skalerbar restaurant POS løsning med fokus på nem betjening.
EBM Scandinavia (UnTill)
EBM Scandinavia A/S er en af de erfarne spillere på markedet og forhandler bl.a. UnTill kassesystemet i Danmark. UnTill er skræddersyet til café- og restaurantbranchen og er kendt for høj driftssikkerhed. Systemet kan køre lokalt uden konstant internetforbindelse – EBM fremhæver, at deres løsning er “ekstremt driftsikkert, da man ikke er afhængig af en central database eller server” (Kassesystem til restaurant & Cafe). Samtidig er det et overskueligt og intuitivt kassesystem at bruge (Kassesystem til restaurant & Cafe), hvilket er vigtigt i en travl restaurant. EBM/UnTill-løsningen er udbredt i Danmark; faktisk benytter over 500 restauranter og caféer landet over deres løsning som et pålideligt valg. Udover de gængse kassefunktioner tilbyder UnTill også håndterminaler (mobil enheder til tjenere), så betjeningen kan foregå trådløst ved bordene, samt et backoffice der giver realtidsdata om salg, lager mv. via en velkendt Windows-lignende brugerflade. Hvis stabilitet og simplicitet er topprioritet, er EBM’s løsning et godt bud – især for restauratører, der vil have en gennemprøvet løsning med mange referencer i branchen.
POS Nordic (NCR Aloha)
POS Nordic er en leverandør, der fokuserer på totalløsninger til hospitality-branchen og er eneimportør af det internationalt anerkendte NCR Aloha POS-system i Norden. NCR Aloha er blandt verdens førende kassesystemer til restauranter, med over 100.000 installationer globalt (PosNordic). Denne løsning er kendt for at være brugervenlig og effektiv for alt fra fastfood og caféer til gourmetrestauranter. Med Aloha får man en komplet pakke af funktioner: Bordstyring, menu-håndtering, lagerstyring, medarbejderstyring, og avancerede real-tidsrapporter er integreret i systemet. Der er stor fokus på at hjælpe restauratøren med at øge indtjeningen og forbedre gæsteoplevelsen – bl.a. gennem bedre kontrol med omkostninger (madspild, vagtplaner) og gæstefeedback. Systemet understøtter også moderne tiltag som mobilbestilling og kontaktløs betaling for gæsterne, så restauranten kan følge med udviklingen og imødekomme nye kundekrav (PosNordic). POS Nordic lægger vægt på at være en samarbejdspartner for restauranten, som både leverer løsningen og står for løbende support og sparring. For større restauranter eller kæder, der ønsker en skalerbar og fremtidssikret POS-platform med masser af features, kan NCR Aloha via POS Nordic være et oplagt valg.
(Ud over ovennævnte findes der mange andre udbydere på markedet – fx mindre iPad-baserede systemer, cloud-baserede kasseløsninger, og specialiserede systemer til bar/natklub eller kantinedrift. Det vigtigste er at finde en løsning der matcher din restaurants størrelse og behov.)
Sådan vælger du det bedste kassesystem til din restaurant
Når du har overblik over funktioner og mulige leverandører, er næste skridt at finde det bedste kassesystem til restaurant netop for dig. Her er nogle råd til processen:
- Kortlæg dine behov: Start med at skrive ned, hvilke funktioner der er “need to have” og “nice to have” for din restaurant. Har du fx mange borde der skal håndteres? Kører du både restaurant og takeaway? Har du brug for detaljeret lagerstyring, eller er det primært basis salg og betaling? Dine vigtigste krav skal styre valget af POS-løsning.
- Få skræddersyet rådgivning: Beskriv dine unikke krav til et kassesystem – uanset om det drejer sig om brugervenlighed, funktionalitet, pris eller support. Hos S5 hjælper vi dig med at finde den kasseleverandør, der præcis matcher dine behov, uden at du selv skal bruge tid på at sammenligne løsninger. Tag fat i os, og lad os guide dig til den optimale løsning for din virksomhed.
- Tjek integrationer og fremtidssikring: Sørg for at det system, du vælger, kan integrere med de programmer du allerede bruger (eller planlægger at bruge). Hvis du fx allerede bruger et specifikt regnskabsprogram eller et online bookingsystem, er det et plus hvis kassesystemet kan tale sammen med det. Tænk også fremad – vælger du en løsning, der løbende bliver opdateret med nye funktioner, så du ikke står med en forældet platform om et par år?
- Husk support og totaløkonomi: Er der fx opstartsgebyr, binding, priser for support eller ekstra moduler? Kig ikke kun på prisen, men også på hvilken tryghed og support du får med i pakken. En leverandør med lidt højere månedlig pris kan være givet godt ud, hvis de til gengæld yder førsteklasses support. Tænk på kasseløsningen som en investering, der skal tjene sig hjem gennem mere effektiv drift og færre fejl.
Afslutningsvis: Det bedste kassesystem til restaurant er det, som gør din hverdag lettere og dine gæsters oplevelse bedre. Det rigtige system vil spare tid, reducere fejl, give dig værdifuld indsigt i forretningen og måske endda øge omsætningen gennem bedre service og nye salgskanaler (online mv.). Tag dig derfor tid til at vælge med omhu. Brug evt. os til at filtrere mulighederne og få et overblik, og tøv ikke med at spørge kolleger i branchen om deres erfaringer. Med det rette kassesystem på plads kan du fokusere på det, det hele handler om – nemlig at give gæsterne en fremragende restaurantoplevelse, hver gang. Bon appetit og god arbejdslyst med at finde din nye kasseløsning!
.avif)
